说实话，我第一次用Office 365视频会议的时候，差点崩溃，明明开个会，结果大家听不到我的声音，共享屏幕半天找不到按钮，会议结束了才发现自己一直是静音状态——就这种感觉，特别真实，所以今天我就想把这玩意儿整明白,也让你别走我的弯路。
其实Office 365的视频会议就藏在 Microsoft Teams 里，这是最核心的部分，可能你装过Teams，但没怎么点开过，别急,咱一点一点来。
进入会议室前的准备工作
先说说最简单也最容易翻车的事——设备和网络。
硬件上，你不需要买什么高大上的设备，我自己的经验是，一个普通的笔记本电脑自带摄像头和麦克风，基本够用，但如果你发现声音忽大忽小，那多半是麦克风被挡住了，或者你背后开着窗户有风声，我平时会用USB耳麦，比笔记本自带的收音清晰很多，实在不行,手机自带耳机也能凑合。
软件这块，你得确保Teams是最新版本，怎么更新？点右上角的三个点（设置和更多），选“检查更新”，这一步别省略，我曾经因为版本不对,分享屏幕的时候对方啥也看不见。
网络方面，WiFi最好，但如果你发现卡顿，可以试试关闭摄像头只开语音，我有个同事开会开着摄像头，结果画面一卡一卡的，关掉后反而听得更清楚，还有个小技巧是拔掉网线插网口,有线网确实比WiFi稳定很多。
注意：如果你的网络特别差，可以在Teams设置里把“限制带宽模式”打开,这样至少声音能听清。
安排和发起一个会议
开始一场会议有三种常见方式，第一种是“即时会议”，就是你突然想和谁讨论点事，直接在Teams上点击“立即开会”，系统会生成一个链接，发到聊天框就行，第二种是“计划会议”，点日历里的“安排会议”，可以提前选时间、加参会人、设置会议主题，我一般喜欢用这个，因为会发邀请邮件,大家能提前准备。
第三种很有意思，是通过Outlook安排Teams会议，你写邮件的时候，点一下“插入Teams会议”，系统会自动把链接加进去，这对那些不太用Teams的人特别友好,邮件收到直接点链接就能进来。
表格对比一下,方便你记：
| 方式 | 场景举例 | 优点 | 缺点 |
|---|---|---|---|
| 立即会议 | 临时拉同事讨论 | 快，一键生成 | 没日程提醒 |
| 计划会议 | 提前安排周会 | 有提醒，能加附件 | 需要提前操作 |
| 从Outlook发起 | 给客户发会议邀请 | 对方不用装Teams | 需要Outlook |
如果你有团队或部门，建议用“频道会议”，比如你们有个项目组，就可以在Teams里建个频道，然后直接在频道里开会，这样会议记录、聊天、文件都在一个地方，回头找资料特别方便，我以前不知道这个，每次开会都重新发邮件,搞得自己很混乱。
实际开会时的基本操作
进到会议里，最常用的按钮在屏幕下方那一排。“麦克风”图标用来静音/取消静音。“摄像机”图标控制摄像头开关，这个特别重要——你中途去倒水吃零食，最好关了摄像头，不信你看我，开会被拍到偷吃薯片,群里到现在还拿这个表情包逗我。
共享屏幕是我觉得最强大的功能，点那个“共享屏幕”按钮（有一个小方块的图标），可以选整个桌面、或者只共享某个窗口、PPT、白板，千万别选“桌面”除非你确定没有乱七八糟的东西，我有个同事共享桌面的时候，打开的炒股软件被老板看见了，场面一度很尴尬，如果你只讲PPT，就选“窗口”，这样别人只看得到你PPT的内容,后台刷什么他们都不知道。
开会时的聊天窗口也很关键，我经常遇到这种情况：有人在会议上提了个问题，大家七嘴八舌的，最后忘了，这时候在聊天框里输入问题，或者把会议纪要链接发过去，大家都能看到，还有个好用的小功能：开会的时候可以举起电子手（举手图标），这样谁想发言，主持人能看到,不会打断别人。
实时字幕对听不懂对方口音或者网络不好的人特别友好，在会议窗口找到“实时字幕”开关（在“更多选项”里），打开后，对方说的话会自动转成文字显示在屏幕下方,这个功能对我这种英语听力一般的人简直是救命神器。
高级功能——但很实用
录制会议
如果你开的会比较重要，或者有人请假没来，录制功能极其实用，会议开始后点“更多选项”（三个点），选择“开始录制”，录制内容会自动保存到系统里，会后系统会自动发送一个链接到聊天窗口，我通常录完会后，直接发给缺席的同事,大家都不用重复问问题。
白板与便签
Teams里有个 Microsoft Whiteboard 集成进来，点“共享屏幕”旁边那个“白板”按钮，大家可以在上面画图、写字、贴便签，开会讨论流程图或头脑风暴时，这个非常好用，我有一个项目组每次开会都在白板上写写画画,比用PPT讲高效很多。
分组讨论
如果你要开一个30人的培训或研讨会，分组讨论很有用，在会议窗口点“分组讨论室”（在“breakout rooms”），可以手动或自动把参会者分成几个小组，每个小组有自己的独立音视频空间，互不干扰，时间到了你还能统一呼叫大家回来，我上次开项目复盘会用这个功能，把大家分成几个小组讨论不同模块,结束时效果很好。
表决、投票和问答
Teams的 Forms 应用可以嵌入会议，按“查看应用”图标，搜索“Forms”，创建后可以添加投票、测验、问答，开全员大会时快速收集意见很方便，比一个个问效率高，我用过一次,10分钟收到了50多份反馈。
关于会议管理，有几个小经验
提前设置会议选项：如果你是大规模会议，建议在“会议选项”里设置“只允许主持人共享屏幕”，避免被乱共享打断，还可以设置“只允许特定人发言”,防止会议跑题。
整理会议笔记：Teams支持在会议期间嵌入OneNote笔记，点“更多选项”下的“会议笔记”，参会者可以直接添加笔记，会后这些笔记会自动整理到团队频道里，我习惯开会的时候同时在笔记里记点东西,比事后回忆靠谱。
退出会议不是结束：离开的时候点屏幕上的“挂断”按钮（小电话图标），别直接关浏览器窗口，否则系统可能会提示“会议还在进行中”。
别怕犯错，谁都是从“这是什么鬼”开始的
说实话，我刚开始也用错过功能，比如第一次用屏幕共享，我把整个屏幕分享出去了，结果后台在更新系统，360度旋转的转菊花直接出现在屏幕上，客户看见特别困惑，还有一次我录制了会议，结果忘了点保存，整个内容全丢了,这些都是真实发生过的。
但你只要多试两次，这些操作就会变成肌肉记忆，我现在可以一边开会一边写出会议纪要，不用开第二个窗口,进步就是这样一点一点来的。
现在你可以打开Teams，随便建个会议，邀请同事进来测试一下，一边操作一边观察，有问题随时问，大家都是从“静音按钮在哪里”开始学的。
不信你试试，等你熟练了，你还可以教教别人，那种成就感挺实在的,至少比被贴表情包好多了。
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希望本篇文章《从手忙脚乱到从容开会，Office 365视频会议怎么用》能对你有所帮助！
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